I betaler allerede for det: fem processer I kan automatisere med jeres Microsoft 365-licens

Her er fem processer, jeg oftest ser klare sig fint på ren manuel kraft — lige indtil de en dag ikke gør. Fælles for dem alle: de kan bygges i jeres eget Microsoft 365, med data der bliver hos jer, typisk uden nye abonnementer.

1. Godkendelser (fakturaer, indkøb, ferie)

Klassikeren. Godkendelser i videresendte mails betyder ventetid, ingen status og intet revisionsspor. Med Power Automate + Approvals får hver godkendelsestype én indgang, faste regler, godkendelse direkte i Teams eller Outlook, automatisk rykker og fuld historik. Det er den proces, jeg altid anbefaler at starte med — den er afgrænset, mærkbar og hurtig at bygge. Se den fulde opskrift i guiden til godkendelsesflow — eller den konkrete variant for fakturagodkendelse.

2. Gentagne påmindelser og opfølgninger

"Husk at indsende timesedler." "Kontrakten udløber om 30 dage." "Vi mangler stadig svar fra kunden." Alt det, som i dag kræver, at et menneske husker at huske andre på ting, kan et flow gøre på skema: læse datoer i en SharePoint-liste og sende påmindelsen i Teams eller mail — hver gang, til tiden, uden at nogen skal rykke manuelt.

3. Indsamling af struktureret data (fra formular til liste)

Bestillinger fra kolleger, fejlmeldinger, kundehenvendelser fra hjemmesiden, tilmeldinger. Hvor de i dag lander som fritekst-mails, kan en Microsoft Forms-formular + et flow lægge dem direkte i en SharePoint-liste med faste felter — og samtidig kvittere til afsenderen og notificere den ansvarlige. Resultat: intet genindtastes, intet forsvinder i indbakken, og I kan se mængde og status sort på hvidt.

4. Onboarding-tjeklisten for nye medarbejdere

Ny kollega starter om 14 dage: adgange skal bestilles, udstyr klargøres, velkomstmail sendes, opgaver fordeles på tværs af IT, HR og nærmeste leder. Den slags koordinering glipper, netop fordi den går på tværs. Et flow kan oprette hele tjeklisten automatisk, tildele opgaver med deadlines og rykke, til de er lukket — så første arbejdsdag ikke starter med "din adgang er her i morgen". (Den proces får sin egen artikel senere på efteråret.)

5. Dokumentrutiner i SharePoint

Kontrakter der skal forbi to personer inden underskrift. Politikker der skal genbekræftes årligt. Tilbud der skal arkiveres ens hver gang. Med SharePoint + Power Automate kan dokumenter automatisk få metadata, blive sendt til gennemsyn og lagt det rigtige sted — i stedet for at bo i "Endelig version 3 - NY - brug denne.docx" på et fællesdrev.

Det ærlige med småt

• Standard rækker langt — men ikke til alt. De fem processer ovenfor kan typisk bygges med standard-connectors, som er inkluderet i M365 Business. Skal flowet tale direkte med fx SQL-databaser eller økonomisystemer, kræver det premium-licenser — det ændrer regnestykket, og det skal I vide før I planlægger. Spørg altid leverandøren (også mig): "kræver det her premium?"
• Ikke alt skal automatiseres. En proces, der kører to gange om året, skal som regel bare fortsætte manuelt. Brug tommelfingerreglerne i Kan det betale sig at automatisere? før I bygger noget som helst.
• Start med én. Den største fejl er at ville alle fem på én gang. Vælg den proces, der gør mest ondt, byg den ordentligt, overdrag den — og tag så den næste. Det er både billigere og har langt større chance for at lykkes.

Hvilken skal I starte med?

Min gratis 12-punkts tjekliste er lavet til præcis dét spørgsmål: scor jeres processer på fem minutter, og se hvor der er mest at hente. Helt uforpligtende — og hvis du vil vende resultatet med én, der bygger den slags til daglig, er du velkommen til at skrive. Jeg kontakter aldrig nogen uopfordret.