Godkendelsesflow i Power Automate: sådan rydder du op i manuelle godkendelser (2026)

Problemet: godkendelser, der lever i indbakken

Mønstret går igen i de fleste SMV'er, jeg har set: en godkendelse starter som en mail, bliver videresendt et par gange, og ender med at ligge og vente, fordi ingen har overblik over, hvor den er blevet af. Det koster ikke nødvendigvis meget hver gang — men det sker igen og igen, og det er tre symptomer, der plejer at gå igen:

• "Hvem godkendte den her egentlig?" — svaret kræver en mail-søgning, ikke et opslag.
• Fakturaer eller anmodninger ligger og venter, uden at nogen aktivt ved, at de venter på dem.
• Den samme godkendelse tastes ind manuelt flere steder — først i mailen, så i regnearket, måske også i finans-systemet.

Og så er der ferie-scenariet: chefen er væk en uge, og pludselig står alt, der kræver hendes eller hans godkendelse, helt stille, fordi der aldrig blev sat en stedfortræder på. Ingen af de tre symptomer er dramatiske hver for sig — det er summen, der gør ondt: den tid, du eller dine kolleger bruger på at lede efter status, er tid, der reelt går fra noget andet.

Hvorfor det sker: I ejer faktisk allerede værktøjet

Det, der overrasker de fleste, er, at det ikke kræver ny software at løse. Power Automate og Approvals er en del af Microsoft 365 Business — de fleste SMV'er betaler allerede for det uden rigtig at bruge det. Problemet er ikke, at værktøjet mangler; det er, at ingen har haft tid eller anledning til at sætte det op. Det er et opsætnings-problem, ikke et software-problem, og det er faktisk den gode nyhed: løsningen kræver ikke et nyt indkøb eller endnu et abonnement, bare noget strukturering af noget, I allerede har adgang til.

Sådan rydder du op — seks trin

Det behøver ikke være et stort projekt. Her er rækkefølgen, jeg typisk går efter, når jeg bygger et godkendelsesflow op fra bunden:

1. Definér én indgang til hver godkendelsestype — ikke mail. Tommelfingerregel: brug Microsoft Forms, når anmoderen bare skal udfylde nogle få felter ad hoc, fx en ferieanmodning — det er hurtigst at komme i gang med. Brug en SharePoint-liste, når anmodningerne skal kunne ses, søges og redigeres bagefter, fx fakturagodkendelser, hvor I gerne vil have en oversigt og en historik. Ofte spiller de sammen: Forms er indgangen, listen er journalen — man bruger Forms til at skrive ind i listen.
2. Knyt en fast godkender og en stedfortræder til hver type. Uden en navngiven stedfortræder er det ferie-scenariet, der stopper jer — og det er den nemmeste del at løse først.
3. Byg selve Approvals-flowet i Power Automate. Flowet sender anmodningen automatisk, rykker, hvis der ikke er svaret, og ruter videre til stedfortræderen ved fravær. En god standard er at rykke efter 3 arbejdsdage — men juster efter jeres eget tempo; nogle godkendelser skal gå hurtigere, andre kan vente længere.
4. Tilføj mobil-godkendelse via Teams eller Outlook. Godkenderen skal kunne sige ja eller nej fra telefonen, uden at logge ind noget sted særskilt — det er ofte det, der afgør, om flowet rent faktisk bliver brugt.
5. Log udfaldet automatisk videre. Send resultatet til finans-systemet eller til SharePoint-listen, så ingen sidder og genindtaster det samme bagefter.
6. Behold det hele i jeres eget tenant. Data og historik forbliver jeres — I er ikke afhængige af, at én person husker, hvad der skete, eller af et tredjeparts-værktøj, I skal betale for og migrere ud af senere.

Den mest almindelige fejl

Den klassiske faldgrube er at bygge flowet så komplekst i første version, at ingen bagefter tør røre det — flere godkendelsestrin, undtagelser og specialtilfælde end der reelt er brug for. Jo flere kanter flowet har fra start, jo sværere er det også at fejlfinde, når der en dag kommer en anmodning, ingen havde forudset. Hold derfor den første version simpel: én proces, ét klart ansvar, én ren overdragelse fra mail til flow. Resten — flere godkendelsestrin, undtagelser, integration til flere systemer — kan bygges på løbende, når I kan se, at grundflowet rent faktisk bliver brugt.

Hvad du kan gøre nu

Vil du først have et overblik over, hvor meget tid jeres nuværende godkendelser reelt koster, før I går videre? Start med at score jeres egen proces i min gratis 12-punkts tjekliste. Er du stadig i tvivl om, hvorvidt automatisering overhovedet kan betale sig for jeres processer, kan du læse Power Automate vs. manuelt arbejde. Og hvis spørgsmålet i virkeligheden er prisen, kan du gå direkte til hvad koster en Power Automate-konsulent.